Primitak prijava i drugih podnesaka na zapisnik
Državno odvjetništvo dužno je od građana primati na zapisnik prijave i druge izjave ili priopćenja radi poduzimanja radnji za koje je ovlašteno.
Sukladno članku 100. Poslovnika državnog odvjetništva državni odvjetnik, zamjenik ili savjetnik dužan je zaprimiti na zapisnik prijavu o kaznenom djelu za koje se progoni po službenoj dužnosti. On je također dužan primiti i svaku dojavu o kaznenom djelu za koje se progoni po službenoj dužnosti.
Ako se prijava podnosi usmeno prijavitelj će se upozoriti da je lažno prijavljivanje kazneno djelo te da je osoba koja je svjesno podnijela lažnu prijavu dužna podmiriti troškove postupka.
Kad se prijava, dojava o počinjenom kaznenom djelu ili izjava prima putem telefona, ako postoje tehničke mogućnosti, osigurat će se audiozapis i sastaviti o tome službena zabilješka. Kada je to moguće, podnositelj će se upozoriti kako se podnošenje prijave snima.
Ako je prijava, dojava o počinjenom kaznenom djelu ili izjava primljena drugim telekomunikacijskim uređajem osigurat će se čuvanje elektronskog zapisa, a kada je to moguće, napravit će se ispis sa svim podacima o pošiljatelju i vremenu prijema, a ako to nije moguće, o primitku će se sastaviti službena zabilješka.
Ako kaznena prijava ne sadrži podatke o kaznenom djelu ili ako se iz same kaznene prijave ne može zaključiti za koje se kazneno djelo prijava podnosi s njom se postupa na način opisan u članku 102. Poslovnika državnog odvjetništva.
Pitanja podnositelju prijave, upozorenja te podaci o prijavljenoj osobi i kaznenom djelu kao i potreba dostave dokumentacije i drugih podataka su opisani u članku 101. Poslovnika državnog odvjetništva.
Ako je žrtva kaznenog djela izjavila da ne želi podnijeti kaznenu prijavu, ali da obavještava o počinjenom djelu državni odvjetnik je dužan zabilježiti dojavu žrtve u obliku službene bilješke, ako se dojava odnosi na kazneno djelo za koje se progoni po službenoj dužnosti.
Ako se iz usmenog iznošenja građana može zaključiti da državno odvjetništvo nije nadležno za postupanje poučit će se o tome ta osoba. Ako i nakon ove pouke građanin opetovano traži primitak prijave ili izjave, ona će se uzeti na zapisnik čim je moguće vjernije, a dana će se pouka zabilježiti u spisu.
Zapisnik, službena bilješka i obavijesti stranci
Izjavu, priopćenje stranke, dojavu žrtve i druge službene radnje može se zaprimiti i u obliku službene bilješke.
Ako državno odvjetništvo ne uvaži prijedlog stranke, dužno je stranku o tome obavijestiti. Obavijest sadrži razloge zbog kojih nije uvažen prijedlog.
U zapisnik se unosi naziv državnog odvjetništva pred kojim se obavlja radnja, mjesto gdje se obavlja radnja, dan i sat kad je radnja započeta i završena, imena i prezimena prisutnih osoba i u kojem su svojstvu prisutne, a ako se zapisnik odnosi na radnju u predmetu i naznaku predmeta u kojem se poduzima radnja.
Zapisnik ili službena bilješka koja sadrži izjavu stranke piše se pisaćim strojem, osobnim računalom ili ručno tintom ili kemijskom olovkom (kada to zakon dopušta) i sadrži osobne podatke stranke, a ispod teksta se potpisuje službena osoba koja je sastavila zapisnik ili bilješku, zapisničar i stranka.
Ako je spis klasificiran, stranka će se upozoriti na obvezu čuvanja tajnosti, kad takova obveza postoji. Upozorenje će se zabilježiti u zapisniku.
Zapisnik ili službenu bilješku koja ne sadrži izjavu stranke, potpisat će službena osoba koja ju je sastavila.
Zapisnik u koji je unesena izjava stranke se odmah po sačinjavanju predaje stranci ako to zahtijeva.
Razgledavanje spisa
Uvid u spis državnog odvjetništva odobrava, državni odvjetnik ili zamjenik državnog odvjetnika koji ga zamjenjuje, a u pojedinim kaznenim spisima i zamjenik zadužen spisom, osobama koje na to imaju pravo po zakonu ili po Poslovniku državnog odvjetništva (NN 5/14).
Kazneni spis
Kazneni spis daje se na uvid okrivljeniku i njegovom branitelju pod uvjetima propisanim u Zakonu o kaznenom postupku (članak 184. stavak 4. Zakona o kaznenom postupku).
Žrtva ili oštećenik kojeg državni odvjetnik ili zamjenik državnog odvjetnik namjerava ispitati kao svjedoka ili predložiti da se ispita kao svjedok ima pravo razgledavanja spisa nakon što je ispitana. Žrtva i oštećenik koji se ne ispituje kao svjedok kao i njihovi opunomoćenici imaju pravo razgledavanja spisa u skladu s odredbama Zakona o kaznenom postupku i ovim Poslovnikom.
Ako se vrši uvid u spis prije donošenja rješenja o provođenju istrage ili slanja obavijesti o početku istraživanja državni odvjetnik ili zamjenik koji je zadužen spisom upozorit će žrtvu i oštećenika da je spis klasificiran stupnjem "ograničeno" i da su dužni čuvati tajnost podataka koje su saznali, a posebno sadržaj dokaznih radnji koje su provedene, te osobne podatke pojedinih osoba iz spisa. Osoba koja vrši razgledavanje spisa potpisat će se u službenoj bilješci da joj je dano upozorenje te da je upoznata o tome da su podaci koji su joj dani na uvid klasificirani.
Na prethodno opisan način postupit će se ako uvid u spis vrši okrivljenik i branitelj kada okrivljenik ima pravo uvida jer je ispitan prije donošenja rješenja o provođenju istrage, odnosno prije dostave obavijesti iz članka 213. stavak 2. Zakona o kaznenom postupku.
Ako je određena tajnost spisa nakon početka istrage ili istraživanja državni odvjetnik ili zamjenik koji je zadužen spisom upozorit će okrivljenika i njegovog branitelja, te žrtvu i oštećenika o dužnosti čuvanja tajnosti.
Kazneni spis u kojem je donesena odluka o odbačaju prijave ili nalog o obustavi istrage, a koji se nalazi u državnom odvjetništvu, može se dati na uvid oštećeniku ili drugoj osobi koja za to ima opravdan interes, a okrivljeniku u skladu s odredbama Zakona o kaznenom postupku.
Ako je zatražen uvid u spis, službenik u pisarnici obavijestit će državnog odvjetnika, zamjenika ili savjetnika koji duži spis. Državni odvjetnik, zamjenik ili savjetnik će dopustiti uvid kada je to zakonom propisano, a u drugim slučajevima odlučit će da li će dopustiti razgledavanje. Razgledavanju spisa mora prisustvovati zaposlenik državnog odvjetništva.
Drugim osobama se spisi iz prethodnog stavka mogu dati na uvid uz obvezu čuvanja tajnosti osobnih podataka, samo ako im je potreban u radu u pojedinim državnim tijelima te znanstvenim i javnim radnicima i osobama od povjerenja.
Pravo na uvid u spis
Pravo na uvid u spis obuhvaća pravo razgledavanja, prepisivanja, preslikavanja i snimanja državnoodvjetničkog spisa ili spisa predmeta u skladu sa Zakonom o kaznenom postupku, Zakonom o državnom odvjetništvu ili drugim zakonom. Pravo na uvid u kazneni spis obuhvaća i razgledavanje predmeta koji služe za utvrđivanje činjenica u postupku.
Presnimavanje i preslika spisa ili dijelova spisa se naplaćuje u skladu s posebnom odlukom ministra nadležnog za poslove pravosuđa.
Građanskoupravni spisi
Prema članku 94. Poslovnika državnog odvjetništva uvid u spise iz nadležnosti građanskoupravnog odjela odobrit će se ovlaštenoj osobi stranke koju državno odvjetništvo zastupa u postupku pred sudom ili u upravnom postupku, temeljem zakona ili punomoći, te osobi koja za to ima opravdan interes. Tim osobama dopustit će se i prepisivanje ili preslika spisa ili samo dijelova spisa.
Predstavnicima pravne osobe ili fizičkoj osobi koja ima položaj protivne stranke u građanskom ili upravnom predmetu ne može se odobriti vršenje uvida u spis niti prepisivanje ili preslikavanje dijelova spisa.
Poslovnik državnog odvjetništva (NN 5/14) uz primitak prijava i provjeru u informacijskom sustavu i upisu u upisnik kaznenih prijava i upisnik istraga, određuje pozivanje okrivljenika, oštećenika i drugih osoba te davanje obavijesti o odbačaju prijave, odustanku od progona ili pokretanju postupka.